「会議をより有意義なものにしたい。」
あなたは、経営者・リーダーとして、そう考えます。そして、効果的な会議の進め方を学ぼうとします。
いや、ちょっと待って。
本当にそれで、会議は改善されるのでしょうか？ 進め方を考える前に、注意すべきことがあります。
会議の通知方法に問題があると、部下の不満が募り効果的な会議運営は不可能となります。
その会議に部下が不満な理由
会議に対して、部下が不満に思う根本的な理由は何でしょうか？
「自分の時間を無駄に奪われた。」と感じるからです。
これが人をイラつかせます。
会議を有意義なものにしたいなら、まずは通知方法を改善しましょう。TEDの動画「ひどい会議から世界を救う方法」から、そのポイントを学びましょう。
動画は、参加者の視点で伝えられています。これを主催者視点で考え、以下のように会議の通知方法を改善してみて下さい。
□「必要性」をもう一度考える
□「目標」を会議の説明に書く
□「何を求めるか」を伝える
□「参加者」を絞る
□「質問」を歓迎する
どうでしょうか？
部下の貴重な時間を奪わないために、思慮深く考えてみて下さい。
「仮出席」の選択肢
動画の中で、「仮出席」の選択肢について伝えられています。部下からの自発的な行動を促す上でも、思考の余白を提供することは有効的です。
最も避けるべきは、何も考えず会議に主席し、ただ時間を無駄に過ごして、不満を募らせる部下を増やすことです。過去の通知方法を振り返って下さい。
共に改善していきましょう。
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